Ha az internetes keresőbe beírjuk a prezentációkészítés szót, majdnem kizárólag Powerpoint-anyagokat fogunk találni. Hasznos tippeket olvashatunk arról, hogy hogyan készítsük el professzionális diasorunkat, ám kevés információt kapunk arról, hogy hogyan írjuk meg a hozzá tartozó szöveget. Cikkünk ezért néhány tippet szeretne adni ehhez a korántsem könnyű feladathoz.

            Tudatában kell lennünk annak, hogy a jó előadónak 4 fontos eszköze van. Az egyik eszköz maga a beszélő, annak személyisége, hangja, testbeszéde. A második eszköz a szemléltetőanyag, legyen az kivetítő, flip chart vagy számítógép. A harmadik eszköz a szöveg meggyőző megfogalmazása lesz, a negyedik pedig annak szerkezete. A következőkben az utóbbi két eszközről olvashattok majd.

Mielőtt elkezdenénk megírni szövegünket, gondoljuk végig a következőket. Mi a célunk: bemutatni, eladni vagy buzdítani szeretnénk? Mit és hogy szeretnénk elmondani, hivatalos vagy baráti legyen a hangvétel? 20 perc vagy 2 óra áll rendelkezésünkre? Egyedül fogunk előadni vagy többen, megosztva a feladatokat? Kik lesznek a hallgatóink: kollégák, vásárlók, potenciális vevők? Szakértők vagy köznapi emberek? Mik az elvárásaik? Hányan lesznek? Milyen kérdésekre számíthatunk részükről? És végül gondoljuk végig a helyszínt is: hol fogunk előadni, milyen felszereltségű teremben, ugyanis ez igen fontos a szemléltetőanyagok szempontjából.

Ha megválaszoltuk a fenti kérdéseket, kezdjük el felépíteni prezentációnkat, annak szerkezetét. Prezentációnkban először is köszöntsük a hallgatóinkat, majd mutatkozzunk be (ha még nem ismernek), és pár szóban mutassuk be a témát is, amiről beszélni szeretnénk. Itt azt is mondjuk el közönségünknek, hogy körülbelül hány percig vesszük igénybe figyelmüket, és hogy milyen szemléltetőeszközöket használunk majd mondanivalónk illusztrálására.

Ezután nagyvonalakban vázoljuk fel, hogy hány fő részből áll majd prezentációnk, és egy-egy mondatban fogalmazzuk meg azt is, hogy miről fogunk beszélni a különböző részekben. Itt ajánlatos azt is elmondani, hogy a felmerülő kérdésekre mikor óhajtunk válaszolni: bármikor a prezentáció során vagy csak majd a végén.

Ez után jöhet maga a törzs. Segítsük hallgatóinkat mondanivalónk megértésében és logikus feldolgozásában azzal, hogy jelezzük, ha befejezünk egy gondolatot vagy újat kezdünk el kifejteni, vagy ha eltérünk a fő gondolatmenettől. Utaljunk néha vissza az elhangzottakra vagy jelezzük, hogy később még visszatérünk a gondolatra. Ezen kívül emeljük ki azt is, ha az utolsó fő gondolathoz érünk.

A törzs után mindenképp iktassunk be egy összefoglalást, hogy hallgatóink számára teljesen világos legyen, miről is beszéltünk eddig. Ezt a részt kövesse egy konklúzió, amelyet az elmondottakból vonunk le. Aztán végezetül adjuk át a szót közönségünknek, hogy feltehessék a felmerült kérdéseiket.

Ha a szerkezet már körvonalazódott, elkezdhetjük megfogalmazni magát a szöveget úgy, hogy érdekes és hatásos legyen. Ajánlatos valamilyen ütős technikával indítani, amely már az első pillanattól magával ragadja a közönséget. Ilyenek például a probléma-, a meglepő tények- vagy a történet/humor-technika. Ha a probléma-technikát választjuk, kezdhetünk például így: „Tegyük fel, hogy…”, „Mit csinálnátok, ha…?” vagy „Képzeljétek el, hogy…”. Indíthatunk meglepő tényekkel is: „Tudtátok, hogy…?”, „A legutóbbi felmérések szerint…”, „A statisztikák szerint…” vagy „Valahol azt olvastam, hogy…”. A történetelmeséléssel is („Emlékszem, hogy…”, „Eszembe jutott XY története…”) hasonló módon hívhatjuk fel a figyelmet témánkra vagy termékünkre.

A legtöbb retorikai fogást azonban a fő részben rejthetjük el meggyőzési célzattal. Például tegyünk mondatainkba erős, hangsúlyos szavakat: „Elengedhetetlenül fontos teljesen újragondolni az egész szituációt.” Alkalmazzunk ismétléseket: „Nagyon-nagyon nehéz megmondani miért van az, hogy egyre több és több ember látja egyre rosszabbnak és rosszabbnak a helyzetet” vagy retorikai kérdéseket:”Tehát, mi a megoldás? A megoldás az, hogy cselekedjünk.” Ezen kívül jó fogás lehet az ellentétezés („menni vagy nem menni”), a megháromszorozás („jöttem, láttam, győztem”), a géppuska-technika („mesés, fantasztikus, nagyszerű, csodás”), felépítés (sok részletből építjük fel a fogalmat, aztán megnevezzük: „tehát egyszóval”) vagy a mondatszintű paradoxon („Sokan azt mondják, hogy … Akkor miért választ mégis mindenki minket?”)

Befejezésül íme néhány híres idézet, amely hatásossága a háromszorozásnak köszönhető:

 

„Lehet valakit becsapni mindig, vagy mindenkit néha, de nem lehet mindenkit mindig.” (Abraham Lincoln)

 

„Ez nem a vég. Nem is a vég kezdete. De talán ez a kezdet vége.” (Winston Churchill)

 

„Összejönni – jó kezdés. Együtt maradni – haladás. Együtt is dolgozni – siker.” (Henry Ford)